Keberadaan Depo Arsip Untuk Optimalisasi Kearsipan Daerah

Pelaksana tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten PPU, Durajat mengatakan butuh depo arsip untuk optimalisasi arsip daerah
Pelaksana tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten PPU, Durajat mengatakan butuh depo arsip untuk optimalisasi arsip daerah

Kaltimku.id, PPU – Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU), Kalimantan Timur (Kaltim) terus berupaya mengembangkan sistem pengelolaan dan pemeliharaan arsip daerah, yakni dengan melaksanakan program arsip dinamis yang mulai berjalan tahun 2021.

Pelaksana tugas (Plt) Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten PPU, Durajat mengatakan program arsip dinamis membantu pengelolaan secara efektif, efisien serta sistematis kearsipan daerah.

Program arsip dinamis melalui pembinaan kearsipan pada masing–masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di level pemerintah daerah PPU.

“Kita belum optimal mengelola arsip itu karena belum punya depo arsip. Depo arsip untuk memaksimalkan pengelolaan arsip se-Kabupaten PPU,” kata Durajat, Rabu (5/5/2021).

Program pembinaan kearsipan pada tingkat OPD dengan mengirimkan Jabatan Fungsional Tertentu (JFT). Pembinaan tersebut meliputi penciptaan, penggunaan serta pemeliharaan dan penyusutan arsip. Pembinaan melalui program arsip dinamis tidak serta merta menyimpan di Dinas Perpustakaan dan Arsip.

Pembinaan diberikan dalam bentuk pelatihan hingga pendampingan penataan arsip di OPD. Proses pembinaan arsip sudah berjalan di beberapa OPD. Bahkan sudah masuk ke tingkat desa/kelurahan. Dari 34 Organisasi Perangkat Daerah baru berjalan di enam OPD.

“Untuk melaksanakan itu mereka (para OPD) harus menyurat kepada kami. Kemudian kami kirimkan beberapa JFT untuk melakukan pelatihan sekaligus pendampingan. Program kita sudah sampe wilayah Sepaku hingga Babulu,” ujarnya.

Dijelaskan Durajat, pengelolaan arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif. Program penciptaan dan penggunaan arsip dinamis tersebut sudah dilaksanakan, Sementara audit kearsipan di internal OPD masih berjalan.

“Program arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja yang ada di masing masing OPD,” tutup Durajat.*

Editor: Herry T BS

Pos terkait